Privacy verklaring clienten

Maart 2019

Voorwoord
Dagelijks doen wij ons best om zo goed mogelijk ons werk te doen. Dit doen wij vanuit onze visie en missie.

Visie: Elk kind, ook met een ontwikkelingsprobleem, ontwikkelt zich pas als de omgeving daar mogelijkheden toe biedt.

Missie: Wij creëren ruimte voor kinderen met een ontwikkelingsprobleem om te ontwikkelen. Ruimte buiten schooltijden, ruimte in de thuissituatie en ruimte in eigen doen en denken. Dit doen we door het bieden van gespecialiseerde BSO+, begeleiding van ouders/verzorgers en speltherapie voor het individuele kind.

Om ons werk op een zo goed mogelijke manier te doen is het onvermijdelijk dat wij persoonsgegevens verzamelen en soms verspreiden.

Een aantal uitgangspunten die hierin voor Loofles belangrijk zijn:

  • We delen niet meer informatie dan strikt noodzakelijk.
  • We delen alleen informatie nadat we toestemming hebben gekregen van de wettelijk vertegenwoordiger van het kind.
  • We delen informatie alleen via beveiligde linken.
  • De uitgedeelde papieren versie van een evaluatieverslag wordt na afloop van de evaluatie ingenomen door Loofles en deze wordt vernietigd.

De gegevens die we verzamelen en mogelijk verspreiden binnen Loofles lichten we graag in dit document toe.

De eerste verzameling (digitale zoektocht)
De eerste gegevensverzameling begint vaak digitaal. Je bent op zoek de juiste plek voor je kind en je belandt op de website van Loofles. Het eerste wat er gebeurt zodra je op onze website komt is dat je een melding krijgt over cookie gebruik op de website.
Loofles gebruikt alleen technische, functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op je computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld je voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Voorafgaand aan eventuele aanmelding
Nadat je onze website en wellicht foldermateriaal hebt bekeken ben je enthousiast geraakt over Loofles en weet je het zeker. Loofles is voor jullie de juiste organisatie voor je kind.
Om in contact te komen met iemand van Loofles vul je het contactformulier in of stuur je een e-mail. Dit is de eerste gegevensoverdracht die plaatsvindt tussen jou en Loofles. Loofles gebruikt de gegevens die worden ingevuld in het contact/aanmeldformulier alleen om contact met je op te nemen en vanuit daar een eventuele kennismaking te plannen.
Loofles bewaart je gegevens niet langer dan noodzakelijk. Als wij je hebben gesproken na een contactverzoek worden binnen vier weken je gegevens verwijderd.

Definitieve aanmelding
Je hebt een kennismakingsgesprek gehad met iemand van Loofles Specialistische Begeleiding of Loofles Kinderopvang en bent enthousiast geworden over Loofles. Tijdens het kennismakingsgesprek zijn de volgende gegevens opgevraagd en deze zullen, wanneer je kind daadwerkelijk bij Loofles gaat starten, verwerkt worden:

  • NAW-gegevens;
  • Telefoonnummer en emailadres;
  • Geslacht; 􀀀 BSN-nummer;
  • Geboortedatum;
  • Medische gegevens indien van toepassing

Verwerking van kennismakingsgegevens
Zoals beschreven bij hoofdstuk drie worden er tijdens het kennismakingsgesprek een aantal gegevens opgevraagd. Deze gegevens worden door Loofles geregistreerd en bewaard in het electronisch clientendossier. Hieronder wordt kort uitgelegd hoe dit in zijn werk gaat. Het kennismakingsverslag wordt digitaal verwerkt door de afdeling administratie.

De gegevens worden ingevoerd in ons ECD (Zilliz).

Deze gegevens zijn in te zien door:
Rina Liefting | Eigenaar
Gerco Liefting | Algemene Zaken
Afdeling administratie

En de begeleiders die werken met uw kind.

Opslag digitale gegevens
Zoals beschreven worden de persoonsgegevens beveiligd bewaard in het ECD. Naast ons ECD werken we nauw samen met meerdere partijen met aan wie we mogelijk jouw gegevens toevertrouwen. Loofles heeft met deze partijen een verwerkersovereenkomst gesloten. Dit betekent dat er is vastgelegd hoe de andere partij met persoonsgegevens omgaat. Dit hebben we gedaan zodat we zeker weten dat er op een veilige manier met je persoonsgegevens wordt omgegaan.
Een gevolg van deze verwerkersovereenkomsten is dat deze andere partijen jouw gegevens niet kunnen gebruiken voor eigen doeleinden. Een ander belangrijk onderdeel van deze overeenkomst is een geheimhoudingsverklaring.

Nadat een eventuele samenwerking met een verwerker wordt beëindigd, wordt van hen vereist de verwerkte persoonsgegevens over te dragen aan Loofles en te vernietigen.

Zowel Loofles als onze digitale partners waar wij een verwerkersovereenkomst mee hebben bewaren je gegevens uitsluitend op servers die binnen de EU gevestigd zijn. Wanneer er gegevens bewaard worden op servers die buiten de EU gevestigd zijn doen wij dit alleen wanneer het land in kwestie beschikt over hetzelfde beschermingsniveau als EU.

Delen gegevens met derden
Loofles deelt jouw persoonsgegevens alleen met derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst, of om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Loofles deelt persoonsgegevens alleen met derden om de gecontracteerde diensten te kunnen leveren, evalueren, bijstellen en te factureren.
Voorbeelden van verwerkers met wie Loofles persoonsgegevens uitwisselt, zijn de ICT-dienstverlener en de financiële administratie die wordt ingehuurd door Loofles.

Wanneer wij persoonsgegevens delen met derden, die niet vallen onder de categorie uitvoering van de overeenkomst of een wettelijke verplichting, doen we dit alleen met jouw nadrukkelijke toestemming. Wij leggen je toestemming schriftelijk vast en iedere keer als wij informatie aan derden verstrekken, waarvoor je toestemming is vereist, word je daar over geïnformeerd en toestemming gevraagd.

We sturen geen onbeveiligde e-mails met bijlagen (zowel intern als extern) die persoonsgegevens bevatten. We hebben de mogelijkheid om via onze beveiligde Cloudomgeving genaamd Autotask Workplace een gecodeerde en beveiligde link te versturen waardoor belanghebbenden gelimiteerd de tijd krijgen om de benodigde informatie te bekijken.

Foto’s en Social Media
Medewerkers van Loofles sturen regelmatig een foto van het kind naar ouders/verzorgers. Dit wordt niet gedaan zonder dat hier toestemming voor is gegeven door de ouder/verzorger van het kind. Elke ouder/verzorger/wettelijk vertegenwoordiger, wordt gevraagd om een fotoverklaring te ondertekenen. Hierin wordt onder andere het volgende gevraagd: Foto’s waarop mijn kind afgebeeld staat als hij/zij Loofles bezoekt mogen WEL/NIET geappt worden naar andere ouders

  • Foto’s waarop mijn kind afgebeeld staat als hij/zij Loofles bezoekt mogen WEL/NIET geappt worden naar andere ouders
  • Ik geef WEL/GEEN toestemming dat de (vakantie-) foto’s op de website van Loofles worden geplaatst.

Als ouder/verzorger kan je hierin zelf aangeven wat gewenst is. Loofles bewaart deze informatie in het dossier van je kind zodat we altijd weten wat hierin is afgesproken.

Wanneer wij een foto van je kind willen gebruiken voor social media dan vragen we hier nogmaals toestemming voor en krijg je de betreffende foto eerst te zien voordat wij plaatsen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Dit kan alleen voor zover je rechten niet strijdig zijn met een andere wettelijke verplichtingen.
Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens door Loofles en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jouw genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar info@looflesbsoplus.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij je een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op je verzoek.

Loofles wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link.

Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de website bekend gemaakt. Wij adviseren je om regelmatig onze privacyverklaring te bekijken.

Vragen?
Wij hopen dat bovenstaande zaken helder voor je zijn. Mocht je hier toch nog vragen over hebben dan horen wij dit graag. Voor vragen kan je altijd contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbeheer Dhr. Gert Schalk. Telefoonnummer: 06-46700660 E-mail: gert@schalkadministratie.nl

Klik hier om de privacyverklaring voor medewerkers te downloaden.